Que vous soyez propriétaire d’une entreprise de transport, responsable de la flotte d’une société de livraison, ou gestionnaire d’une flotte de véhicules de location, la façon dont vous gérez les clés de vos véhicules peut avoir un impact significatif sur l’efficacité opérationnelle, la sécurité et les coûts de votre entreprise.
L’importance d’une bonne gestion de clés
La gestion des clés dans un parc automobile peut sembler un sujet mineur, mais elle revêt une grande importance pour plusieurs raisons :
La sécurité
Il s’agit de la préoccupation numéro un en termes de gestion de flotte automobile. Des clés mal gérées peuvent aboutir à des véhicules volés, des accès non autorisés et des risques pour la sécurité des conducteurs. Une gestion efficace des clés peut contribuer à minimiser ces risques en garantissant l’accès aux véhicules uniquement aux personnes autorisées.
L’efficacité opérationnelle
Une gestion inadéquate des clés peut entraîner des retards importants et une inefficacité opérationnelle. Les employés doivent rechercher les clés, ce qui peut entraîner des pertes de temps considérables. Une gestion automatisée et efficiente des clés permet d’optimiser les processus et de réduire les temps d’arrêt.
Les pratiques à mettre en place pour gérer ses clés
Un système informatisé de gestion de clés
Premièrement, vous pouvez mettre en place un système informatisé de gestion de flotte de véhicules. En effet, investir dans un système de gestion de pool, comme un logiciel, peut vous aider à simplifier et suivre la gestion de vos clés. Associé à une boîte ou une armoire à clés, cette solution permet d’établir des autorisations d’utilisation, et de contrôler l’accès aux clés. Seules les personnes définies par un administrateur ont accès aux clés des véhicules spécifiques. Ainsi, le risque de perte ou de vol sera réduit.
Les boitiers télématiques
Vous pouvez également équiper les véhicules de systèmes de suivi GPS ou de boitiers télématiques (un appareil de suivi de véhicule, installé à l’intérieur de celui-ci.) Il permet de suivre les déplacements des véhicules en temps réel, d’envoyer, recevoir et collecter des données qui vous aideront dans votre gestion quotidienne, pour optimiser des itinéraires de livraison ou encore suivre précisément la consommation des véhicules. Ainsi, vous aurez la garantie que les véhicules ne sont pas utilisés de manière inappropriée mais bien conforme aux politiques de l’entreprise.
Réaliser régulièrement un inventaire des clés
Afin de vous assurer de la bonne gestion de vos clés, vous pouvez également maintenir un inventaire précis des clés de la flotte, y compris les duplicatas. Cela garantit que vous avez toujours un contrôle total sur les clés en circulation. De plus, vous pourrez vérifier leur état et leur fonctionnement afin de les remplacer au besoin..
Etablir des procédures
Pour que vos clés soient gérées de la meilleure manière, vous devez intégrer l’ensemble des conducteurs à votre gestion. Il est donc important de mettre en place des politiques claires en matière de gestion des clés et vous assurer que tous les employés les comprennent et les suivent. Cela peut inclure des procédures pour la distribution, le retour et le stockage des clés avec en l’occurrence une charte d’utilisation et des guides didactiques. De plus il se peut que votre structure dispose de services ou de profils aux besoins variés : un service « espace vert » n’aura pas le même besoin de véhicules que le service de « transport de personnes ». Dans ce cas, se munir d’outils logiciel adaptés favorise et simplifie les droits et restrictions spécifiques aux besoins de chacun.
Au bout du compte
En investissant dans des systèmes de gestion de clés automatisés, en établissant des autorisations d’accès claires et en sensibilisant les employés aux meilleures pratiques, vous pouvez améliorer la sécurité, l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts de votre flotte de véhicules. La gestion des clés ne doit pas être négligée car elle peut avoir un impact significatif sur la rentabilité et la sécurité de votre entreprise.