La mutualisation au service d’une mobilité plus efficace
Face à la hausse du coût de détention des véhicules et à la pression budgétaire sur les directions financières, la mutualisation des ressources automobiles devient une évidence.
Le pool de véhicules — ou flotte mutualisée — consiste à mettre en commun un ensemble de véhicules à disposition des collaborateurs autorisés, selon leurs besoins réels.
Ce modèle, déjà répandu dans les collectivités et les grands groupes, gagne du terrain dans les PME et structures multi-sites. Il combine maîtrise des coûts, réduction de l’empreinte carbone et meilleure flexibilité pour les utilisateurs. Encore faut-il bien le comprendre… et le structurer.
Qu’est-ce qu’un pool de véhicules ?
Un véhicule de pool est un véhicule appartenant au parc de l’entreprise mais non attribué à un conducteur fixe.
Chaque collaborateur autorisé peut le réserver ponctuellement via un outil numérique ou une application.
Contrairement à la voiture de fonction, attribuée à un salarié, le véhicule de pool est partagé par plusieurs conducteurs, selon les disponibilités.
Il peut être utilisé pour les trajets professionnels, et parfois privés sous conditions (accord, suivi GPS, imposition de l’avantage en nature via carnet de bord).
Dans la pratique, la majorité des organisations restreignent ces trajets à l’usage professionnel pour simplifier la gestion.
| Véhicule de pool | Voiture de fonction |
| Utilisateurs multiples | Conducteur attitré |
| Réservation obligatoire via un système | Pas de réservation |
| Usage professionnel dominant | Usage mixte souvent autorisé |
| Gestion par un responsable de flotte | Gestion individuelle |
| Fiscalité complexe en cas d’usage privé | Avantage en nature plus courant |
🎯 L’entreprise reste responsable légale du véhicule, qu’il s’agisse d’un modèle mutualisé ou d’une voiture de fonction : contrôle du permis de conduire, entretien, conformité et traçabilité.
Pourquoi professionnaliser la gestion d’un pool de véhicules ?
1. Réduire les coûts de flotte
Mettre en pool permet de réduire de 15 à 30 % la taille du parc automobile dès la première année, tout en assurant leur utilisation optimale.
Moins de véhicules signifie moins de dépenses :
- Baisse des coûts d’acquisition et d’assurance,
- Maintenance concentrée sur un nombre restreint d’unités,
- Meilleure visibilité sur le TCO (Total Cost of Ownership).
En mutualisant les véhicules, certaines organisations ont maintenu le même niveau de mobilité pour leurs collaborateurs, avec moins de véhicules à gérer et une utilisation plus équilibrée du parc.
2. Améliorer la traçabilité et la conformité
La gestion numérique simplifie le suivi des véhicules partagés :
- Réservation et restitution automatisées,
- Enregistrement des kilomètres parcourus,
- Suivi des entretiens et alertes réglementaires.
Les solutions modernes — comme Contact v10 — remplacent les carnets papier, consignent les incidents en temps réel et permettent une réaffectation immédiate d’un véhicule libéré.
Résultat : moins d’erreurs, plus de réactivité et une conformité sécurisée.
3. Agir concrètement sur la décarbonation
La mise en pool s’inscrit pleinement dans une logique de mobilité durable encouragée par les pouvoirs publics.
L’ADEME propose d’ailleurs un centre de ressources complet pour les employeurs souhaitant optimiser leur flotte et réduire leur impact environnemental : Centre de ressources Mobilité Durable – ADEME.
Les flottes mutualisées permettent une baisse directe des émissions de CO₂, grâce :
- À la diminution du nombre de véhicules nécessaires,
- À une utilisation plus efficace (moins d’inactivité, plus de trajets optimisés),
- Et à la priorisation des véhicules électriques pour les trajets courts.
Certaines organisations vont plus loin en intégrant des modes doux (vélos ou scooters électriques) dans leur système de réservation, pour substituer les trajets urbains courts en voiture.
4. Accroître l’efficacité opérationnelle
Les données de terrain montrent qu’un véhicule mutualisé est utilisé deux à trois fois plus souvent qu’un véhicule affecté à un seul salarié.
Avec un bon taux de rotation, une entreprise peut diviser par deux son nombre de véhicules tout en couvrant 100 % des besoins.
L’Arval Mobility Observatory : « Baromètre des Flottes & de la Mobilité 2024 », indique que 83 % des sociétés ont adopté au moins une solution de déplacement alternative pour leurs véhicules professionnels.
Cela suppose une planification rigoureuse : parking identifié, process de réservation clair, accompagnement au changement et suivi de l’adhésion des collaborateurs.
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Les clés d’un dimensionnement optimal
Mettre en place un pool n’est pas qu’une question d’organisation, c’est une démarche analytique.
1. Audit des usages réels
Analysez les kilomètres parcourus, les taux de réservation et les temps d’inactivité.
Les données issues des badges, outils de réservation ou GPS permettent de repérer les doublons et les véhicules sous-utilisés.
2. Déterminer le nombre idéal de véhicules
Le bon dimensionnement repose sur le taux d’utilisation cible.
Un véhicule utilisé moins de 30 % du temps ou qui roule moins de 5000 km/an doit être remis en pool ou supprimé du parc.
3. S’équiper d’un outil de suivi
Un logiciel de gestion dédié centralise les réservations, les alertes et les historiques d’usage.
Il aide à optimiser les opérations et à produire des indicateurs utiles pour le DAF et la direction.
4. Ajuster en continu
Un pool bien dimensionné se réévalue régulièrement : nouveaux besoins, télétravail, évolution du parc électrique, etc.
L’analyse trimestrielle des données permet d’anticiper les déséquilibres et d’ajuster la taille du parc.
Cas de référence : une démarche gagnant-gagnant
Les démarches de mutualisation menées dans le secteur public montrent des résultats tangibles : la réduction de la taille du parc peut atteindre 15 à 25 % dès la première année, tout en améliorant la disponibilité des véhicules pour les agents.
Ces résultats s’expliquent par une meilleure planification des usages, la mise en place de systèmes de réservation numériques et le redéploiement des véhicules sous-utilisés vers des pôles où la demande est plus forte.
Dans le secteur privé, les entreprises ayant digitalisé la gestion de leur pool (applications mobiles, armoires à clés connectées, suivi automatisé) atteignent jusqu’à 95 % de taux d’utilisation en semaine, tout en réduisant leurs coûts de maintenance et leur empreinte carbone globale.
Ces exemples confirment qu’une flotte dimensionnée sur la base des usages réels constitue un levier double : économique et environnemental, avec un retour sur investissement mesurable dès les premiers mois de déploiement.
Un facteur humain à ne pas négliger
La réussite d’un pool repose sur la formation et l’adhésion des collaborateurs.
Passer d’un véhicule personnel à un véhicule partagé peut être perçu comme une perte d’autonomie ou de statut.
L’accompagnement au changement est donc essentiel :
- Communication claire sur les bénéfices (économie, flexibilité, sécurité),
- Formation rapide à l’outil de réservation,
- Visibilité sur la disponibilité des véhicules.
Un tutoriel interne ou des affiches près des armoires à clés peuvent grandement faciliter cette adoption.
Conclusion : vers une mobilité plus sobre et pilotée
La mutualisation des véhicules s’impose comme un levier majeur de performance économique, environnementale et organisationnelle.
Elle transforme la flotte en ressource partagée, mesurable et optimisable, au service de la stratégie mobilité et du bien-être des collaborateurs.
Avec une solution comme Contact v10, les gestionnaires de flotte disposent enfin des moyens d’aligner usage réel, coûts et durabilité — trois dimensions clés de la mobilité professionnelle moderne.
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