La gestion d’un pool de véhicules partagés peut sembler simple en théorie, mais en pratique, plusieurs défis peuvent impacter l’organisation et l’efficacité des déplacements. Après avoir exploré les problèmes liés aux clés, aux réservations et à la gestion des sinistres, cette deuxième partie de notre série met en lumière 5 nouvelles situations problématiques et leurs solutions adaptées.
1. État et propreté des véhicules
Situation fréquente :
Emma vient de récupérer un véhicule pour se rendre à un rendez-vous. En ouvrant la porte, elle découvre des emballages vides sur le siège passager et un tapis de sol recouvert de boue. Cerise sur le gâteau : le gilet de sécurité obligatoire a disparu du coffre. Faute de temps, elle doit partir ainsi, mais ce manque de propreté donne une mauvaise image de son organisation.
Ce qui pose problème :
❌ Certains utilisateurs ne respectent pas l’état du véhicule après utilisation.
❌ Absence de suivi sur l’état des véhicules avant et après chaque trajet.
❌ Matériel obligatoire parfois manquant (gilets de sécurité, documents de bord, kit de premiers secours, etc.).
La solution avec un état des lieux automatisé
✅ Mise en place d’un état des lieux sortie/retour via l’écran tactile de l’armoire à clés.
✅ Possibilité de planifier des interventions périodiques avec notifications et immobilisation du véhicule.
✅ Option d’alerte automatique en cas de signalement d’un problème, permettant une intervention rapide.
2. Accès aux véhicules en dehors des heures de bureau
Situation fréquente :
Paul travaille en astreinte. À 3h du matin, il doit impérativement prendre un véhicule de service pour une intervention d’urgence. Problème : la personne en charge des clés n’est pas présente, et les véhicules sont inaccessibles.
Ce qui pose problème :
❌ Les clés sont stockées dans un bureau fermé en dehors des heures ouvrées.
❌ Un manque de flexibilité pour les agents en horaires décalés ou en astreinte.
❌ Dépendance à une seule personne pour la gestion des accès.
La solution avec des armoires connectées accessibles 24/7
✅ Installation d’armoires à clés électroniques avec accès sécurisé par badge, code PIN ou empreinte biométrique.
✅ Paramétrage des droits d’accès en fonction des horaires et des profils utilisateurs.
✅ Possibilité de consulter à distance la disponibilité des véhicules avant de se déplacer.
3. Problèmes de stationnement
Situation fréquente :
Julie doit restituer un véhicule en fin de journée. Elle arrive sur le parking de son entreprise, mais toutes les places habituelles sont prises. Faute d’indications, elle gare le véhicule sur une place libre plus éloignée. Le lendemain, son collègue mettra 15 minutes à le retrouver.
Ce qui pose problème :
❌ Difficulté à localiser les véhicules après leur restitution.
❌ Perte de temps pour retrouver un véhicule garé sur un parking étendu ou mal organisé.
La solution avec un suivi des emplacements de stationnement
✅ Ajout d’un emplacement défini pour chaque véhicule dans le logiciel de gestion.
✅ Possibilité d’indiquer l’endroit exact de stationnement via l’écran tactile de l’armoire.
4. Intégration de véhicules électriques
Situation fréquente :
Luc réserve un véhicule électrique pour un déplacement. À son arrivé, il constate que l’autonomie restante est insuffisante. Il ne sait pas où se trouve la borne de recharge et n’a jamais conduit ce type de véhicule. Résultat : il prend un autre véhicule et l’électrique reste inutilisé.
Ce qui pose problème :
❌ Difficulté à gérer les temps de recharge et à garantir des véhicules toujours opérationnels.
❌ Appréhension des utilisateurs face aux nouvelles technologies.
❌ Peur de l’autonomie insuffisante (angoisse de la panne).
La solution avec un suivi des véhicules électriques intégré
✅ Récupération des données de charge des véhicules dans l’outil de réservation.
✅ Priorisation automatique des véhicules électriques ayant une charge suffisante.
✅ Rappel au « branchement pour recharge » lors de la restitution des clés via l’armoire connectée.
5. Suivi des kilomètres parcourus
Situation fréquente :
Thomas, gestionnaire de flotte, doit planifier l’entretien des véhicules. Sans suivi précis des kilomètres parcourus, il doit se fier aux notes des utilisateurs, souvent imprécises ou oubliées. Cela complique la gestion des entretiens et le suivi des véhicules en fin de contrat de leasing.
Ce qui pose problème :
❌ Absence de relevé systématique du kilométrage après chaque utilisation.
❌ Risque de dépassement des limites de roulage des véhicules en location longue durée.
❌ Données incomplètes pour prévoir les entretiens et les renouvellements.
La solution avec un relevé kilométrique automatisé
✅ Remonté systématique de l’index kilométrique lors de la restitution du véhicule via l’armoire connectée.
✅ Connexion télématique permettant un suivi automatique et en temps réel des distances parcourues.
✅ Rappel automatique d’entretien en fonction des kilomètres parcourus.
Conclusion : Gagnez en sérénité avec une gestion optimisée
Avec une combinaison d’armoires sécurisées, d’outils numériques et de bonnes pratiques, il est possible de fluidifier l’usage des véhicules en entreprise ou dans les collectivités.
Vous rencontrez des difficultés au quotidien ?
Découvrez comment une solution connectée peut simplifier la gestion de votre pool de véhicules !